martes, 26 de agosto de 2014

Nueva etapa, nuevo sitio

A partir de septiembre dejaré de publicar nuevos contenidos en este blog, ya que estreno web oficial en la que agruparé todos los contenidos con mi perfil profesional y colaboraciones.

Pero no creas que me olvido de ti, así que como me encantaría que siguiéramos en contacto, te animo a visitar www.luciamonterorodriguez.com y suscribirte en el enlace que verás a la derecha.¡Hasta pronto!


www.luciamonterorodriguez.com
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miércoles, 30 de julio de 2014

Mensajes de error en Excel (segunda parte)

Tras ver algunos de los errores más comunes en el último artículo, seguimos exponiendo los que aún quedan por tratar.

#N/A

Este error se produce cuando un valor no está disponible o no es el adecuado para utilizarse dentro de una función o fórmula. Suele aparecer en funciones de búsqueda y coincidencia, 

Error #N/A en Excel


En el ejemplo anterior, el mensaje aparece porque el valor a localizar JJ77 no existe en la primera columna de la tabla y se ha utilizado una búsqueda con coincidencia exacta.

Error #N/A en Excel


Ahora, el valor sí existe en la tabla, pero aún así se muestra el mensaje, ya que la función BUSCAR() requiere que la tabla esté ordenada por el rango de búsqueda y no es así. Si ordenas la tabla por el rango Código, Excel mostrará el resultado correcto.

 #¡REF!

Excel devuelve este error cuando una referencia de celda no es válida. Normalmente se produce al eliminar una celda que formaba parte o estaba implicada indirectamente en un cálculo de otras celdas.

Error #¡REF! en Excel


En la parte izquierda de la figura, la Rebaja se calcula con el descuento que figura en B1, dato que también utiliza de manera indirecta las celdas del rango A pagar. Al haber eliminado la fila 1, Excel ya no encuentra la celda del descuento y por eso muestra el mensaje de error. En este caso, al habernos dado cuenta pronto es suficiente con Deshacer la acción para resolver el problema.

 #¡NUM!

Aparece cuando hay un problema con algún número en una fórmula o función, porque no sea un valor numérico correcto, porque sea demasiado grande o demasiado pequeño.

Error #¡NUM! en Excel

En C2 el error aparece porque la cantidad que se genera al calcular PI elevado a 2500 es demasiado grande para mostrarla; mientras que en C3, el error se genera porque el exponente se ha escrito con el punto separador de miles, no es un formato aplicado y por lo tanto Excel no lo reconoce como un número válido.

 #¡NULO!

Este mensaje suele exhibirse al preguntar por una intersección de dos áreas cuando éstas no tienen ninguna celda en común.

Error #¡NULO! en Excel


En el ejemplo superior, Excel devuelve como resultado la celda $A$3 que es la única coincidente entre las áreas A1:A5 y A3:B3; por contra, en el caso inferior, al no tener ninguna celda en común, la celda muestra el mensaje de error #¡NULO!

martes, 4 de marzo de 2014

Un uso distinto para los nombres de rango

Si trabajas con hojas muy grandes, con gran cantidad de datos, es probable que a veces, te haya resultado difícil recordar dónde se encuentra tal o cual información.

Por ejemplo, en el libro Ejercicios.xlsx,  vemos distintos ejercicios repartidos por la misma hoja, y algunos no se ven a simple vista. Pues bien, lo que he hecho es ir seleccionando las celdas que ocupan y asignarles un nombre a cada grupo, del tipo ejer1, ejer2…

Entonces si necesito consultar el ejercicio 7, voy al Cuadro de nombres y hago clic en ejer7, dentro de la lista desplegable. Excel lo posicionará al instante dentro del área de pantalla visible:

Zona alejada de una hoja de  cálculo


De esta forma hemos utilizado los nombres de rangos como un acceso rápido, atajo o puente hacia ciertas zonas de la hoja.

Además, si vas reduciendo el zoom de la hoja, llega un momento en que Excel mostrará el nombre en aquellas áreas que lo tengan definido:
Zonas de una hoja de cálculo con nombre de rango asignado

Bastante útil, ¿no te parece?

lunes, 10 de febrero de 2014

Trabajar con datos de otros libros

Hace unos meses vimos cómo podíamos crear cálculos y obtener información a partir de datos colocados en hojas distintas de la actual, pero eso sí, dentro del mismo libro de trabajo.

Ahora la situación planteada es un poco diferente, ya que necesitaremos emplear la información recogida en distintos documentos de Excel.

Punto de partida

Vamos a suponer que tenemos para dos sucursales, dos libros diferentes recogiendo los ingresos y gastos de cada una y que deseamos tener en un tercero, el resumen de ambas:

Libros diferentes con misma estructura

Cuando vamos a tomar datos situados en distintos documentos, lo ideal es tener todos los libros abiertos que vayamos a necesitar, y dentro de poco verás la razón de esta sugerencia.

Desarrollo

Como puedes ver en la imagen anterior, tenemos todo abierto y preparado para empezar a trabajar, así que nos colocamos en B2 del libro Resumen.xlsx y empezamos a preparar la fórmula. Sigue estos pasos al pie de la letra si no quieres tener complicaciones:
  1. Empieza la expresión con un signo = o un signo +
  2. Haz clic en la celda B2 del libro Sur.xlsx
  3. Sin buscar el cursor, en el teclado pulsa el signo +
  4. Haz clic en la celda B2 del libro Norte.xlsx
  5. Sin volver a resumen, pulsa Intro o Return

En la barra de fórmulas, Excel mostrará la siguiente expresión:
=[sur.xlsx]Hoja1!$B$2+[norte.xlsx]Hoja1!$B$2

Fíjate que Excel marca como absolutas las celdas que provienen de otros libros; en consecuencia, para copiar la fórmula al resto de conceptos, primero tendremos que quitar las marcas de dólar y luego copiar y pegar.

El resultado final en el libro Resumen.xlsx será el que aparece en la siguiente imagen:

Resultado en el libro de resumen

Lo que no vemos

El proceso que hemos seguido ha resultado sencillo y sin mucha complejidad, pero ha resultado así por tener todos los libros abiertos.

¿No te lo crees? Cierra los libros Norte.xlsx y Sur.xlsx, y comprueba la fórmula que ahora aparece en la celda B2 de Resumen.xlsx:

='H:\Documents and Settings\Casa\Escritorio\[sur.xlsx]Hoja1'!B2+'H:\Documents and Settings\Casa\Escritorio\[norte.xlsx]Hoja1'!B2

Al cerrar los libros conectados, Excel modifica la fórmula para incluir la ruta real que debemos seguir hasta acceder a los datos, pasando por las unidades de disco y carpetas que se requieran en cada caso.

Si quisiéramos crear la fórmula sin abrir Norte y Sur, nos hubiéramos visto obligados a escribir la expresión tal y como acabamos de exponer, método que incrementa de manera clara las posibilidades de cometer un error de escritura.

jueves, 21 de noviembre de 2013

Marchando una de trucos

Si utilizas Excel con frecuencia supongo que agradecerás cualquier truco que permita acelerar el trabajo diario.

Si además trabajas con un portátil seguro que habrás tenido algún momento incluso de desesperación, sobre todo al pelearte con el pad porque no tenías ratón. Si es así espero que encuentres de provecho los siguientes tips. 

Aunque se que hoy en día la mayoría utiliza el ratón para casi todo, como podréis comprobar los trucos son atajos de teclado y me tendréis que perdonar, pero es que una ya tiene unos añitos y empezó en la informática con Ms-Dos, Lotus 1-2-3 y las pantallas en fosforito allá por 1986 ;)

Rellenar en un solo paso varias celdas con el mismo contenido

Es habitual que, al trabajar con listas, existan celdas con los mismos valores; por ejemplo, en el caso de asignar la misma tarea o departamento a un grupo de empleados. Pues bien, vamos a ver cómo hacer la tarea fácilmente con el atajo Control + Intro.

Celdas seleccionadas para relleno automático


En la imagen vemos un grupo de empleados, y la idea es asignar el turno "Tarde" a las personas con las celdas vacías, por lo tanto los pasos a seguir serán:

  1. Seleccionamos las celdas a rellenar
  2. Sin buscar el cursor, escribimos el contenido
  3. Pulsamos al mismo tiempo las teclas Control e Intro y listo!!

Seleccionar rápidamente una lista o tabla

Cuando tenemos una tabla pequeña se tarda poco tiempo en seleccionarla con el ratón, pero si tiene cierta longitud o no dispones de ratón existe un método más rápido.

Simplemente, haz clic en cualquier celda de la tabla y pulsa Control+Asterisco, ha sido fácil verdad?

Sólo un dato a tener en cuenta, si no tienes teclado numérico, la combinación de teclas será Control+Shift+Asterisco.

Desplazarse por la hoja actual

Al pulsar Control y cualquiera de las Flechas de dirección en el teclado, Excel se desplazará buscando la última celda con contenido que exista en el sentido escogido.

Utilizando la tabla anterior, si estamos en A1 y pulsamos Control+↓ Excel pasará a seleccionar la celda A14.

Desplazamiento por la hoja mediante teclado


Pero si repetimos la combinación, y no hay nada más escrito, llegará hasta la última celda de la columna A, es decir A1048576

De esta manera nos podemos mover rápidamente por hojas en las que a veces nos encontramos cortes en filas y columnas, ya que Control+Flechas funciona como si nos desplazáramos a saltos de una lista a otra.

Seleccionar mediante teclado 

A veces nos encontramos con personas que no tienen suficiente práctica con la aplicación y no se les da bien seleccionar un grupo de celdas o bien, tienen problemas con su ratón. En estos casos, podemos utilizar una variante del atajo anterior para seleccionar una o más celdas.

Suponiendo que estamos en A1, pulsamos Control+Shift+↓ y entonces Excel habrá seleccionado desde A1 hasta A14.

Selección de celdas mediante teclado


Si ahora, pulsamos Control+Shift+→ la selección se ampliará hacia la derecha, es decir, hasta la columna D.

En próximos artículos mostraremos algún truquillo más, pero espero que éstos os hayan servido para abrir el apetito informático ;)